Wenn es darum geht, Events für Amadeus zu veranstalten, ist es nicht nur meine Aufgabe, großartige Eventerlebnisse zu bieten, sondern auch zu wissen, wo sich jeder befindet, wohin er geht und wie er am besten dorthin gelangt.
Das kann natürlich Herausforderungen mit sich bringen.
Wenn Veranstaltungen immer größer werden und Dutzende von Teilnehmern anziehen, kann es eine Herausforderung sein, sie alle mit manuellen Methoden effektiv im Auge zu behalten. Wenn Menschen mit unterschiedlichen Flügen ankommen, unterschiedlich lange bleiben und möglicherweise in verschiedenen Hotels untergebracht sind, kann es kompliziert werden. Schnell.
Im Moment die Planung einiger Firmenveranstaltungen - wie zum Beispiel Messen, Seminare oder Präsentationen - und die damit verbundenen Reisen; kann zwei getrennte Aktivitäten sein, was den Prozess noch komplizierter macht. Kollegen müssen sich mit anderen in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass sie synchronisiert sind, indem sie dieselben Flüge und dasselbe Hotel buchen oder Transfers vom Flughafen oder Bahnhof teilen.
Da sich der Geschäftsreiseverkehr wieder erholt und der Appetit auf persönliche Veranstaltungen weiter wächst, werden Planer alle Hände voll zu tun haben.
Der Event Manager von Cytric Easy by Amadeus ist ein neues Tool, das den Prozess unterstützt und Klarheit in Präsenzveranstaltungen bringt. Hier möchte ich die Lösung ein wenig erkunden und erklären, wie sie unterstützen kann.
Cytric Easy von Amadeus
Cytric Easy hat sich seit der Einführung zusammen mit unseren strategischen Partnern bei Microsoft als Bereicherung für Geschäftsreisendeerwiesen letztes Jahr. Das Online-Buchungs- und Spesen-Management-Tool ist in Microsoft 365 eingebettet, wo Benutzer Reisen planen und Reisedetails mit Kollegen teilen können, ohne Microsoft Teams zu verlassen.
Ich kann mich dafür verbürgen! Als häufiger Geschäftsreisender ist die Buchung meiner Reisen jetzt schneller, einfacher und kollaborativer als zuvor. Ich kann mit meinen Kollegen zusammenarbeiten und mich abstimmen, indem ich meine Reiseroute teile, eine Fahrt vom Flughafen teile oder mich einfach am Zielort treffe, und das alles nur über den Chat in Microsoft Teams. Ich bekomme sogar eine Erinnerung, wenn meine Reise vorbei ist, um meine Ausgaben zurückzufordern!
Der Event Manager bringt jetzt noch mehr Funktionen in Cytric Easy.
Die Lösung ermöglicht es Veranstaltungsplanern, eine kollaborative, nahtlose Möglichkeit bereitzustellen, Reisenden und Nicht-Reisenden die Teilnahme an einer Veranstaltung mit Echtzeitinformationen zu ermöglichen, einschließlich Reiseempfehlungen, der Veranstaltungsagenda oder zugehöriger Dokumentation und nützlicher Links.
Die Funktionalität bietet die Möglichkeit, einen dedizierten Kanal in Microsoft Teams zu erstellen, der alles, was mit dem Ereignis zu tun hat, an einem einzigen Ort zentralisiert, einschließlich eines Dashboards zum Geschäft von veranstaltungsbezogenen Informationen. Dazu können aktuelle Daten darüber gehören, welche Teilnehmer welchen Flug nehmen, wo sie übernachten und sogar welchen Transfer sie nehmen.
Dies erleichtert die Koordination zwischen den Teilnehmern, indem Sie Reiseplanaktualisierungen oder Standortänderungen austauschen und alle auf dem Laufenden halten. Der Event Manager kann auch zur Sorgfaltspflicht beitragen, indem er es den Organisatoren ermöglicht, zu sehen, wo sich die Personen auf einer Reise befinden, und sie beispielsweise bei Unregelmäßigkeiten zu erreichen.
Planung
Eventplaner (und alle Teilnehmer der Veranstaltung) können auf einen Blick sehen, wo sich alle aufhalten, was die Organisation von Transfers zu verschiedenen Veranstaltungsstätten oder Veranstaltungsorten vereinfacht, ohne Informationen mit Reisenden austauschen zu müssen. Dies gibt den Teilnehmern an der Veranstaltung mehr Handlungsmöglichkeiten und entlastet den Veranstaltungsplaner. Alles wird in Zukunft durch die Integration in bestehende Funktionen von Cytric Easy, einschließlich ShareMyTransfer, verbessert.
Dies ist eine Planung mit globaler Sichtbarkeit für alle Veranstaltungsteilnehmer, die Freigabe- und Buchungsfunktionen bietet, unterstützen Benutzer den Zeitaufwand für die Planung von Veranstaltungen und Reisen mit Kollegen reduzieren und so ihre Erfahrung verbessern.
Gleichzeitig wird den Organisatoren für jede Veranstaltung ein eigener Kanal zur Verfügung stehen, der nur ausgewählten Parteien offen steht und über den sensible Informationen ausgetauscht werden können, z. B. einschließlich Budgets oder ähnlichem.
Schließlich bindet Event Manager andere nützliche Microsoft-Tools ein, wie zum Beispiel Formulare. Wenn Sie beispielsweise ein Eventmanager sind und versuchen, die Ernährungsbedürfnisse der Mitarbeiter zu ermitteln, kann dies alles über Microsoft Teams erfolgen. Um den Datenschutz zu sicherstellen, können diese Ergebnisse nur für den Eigentümer des Formulars oder für diejenigen, die davon Anforderung, geheim gehalten werden.
In Aktion
Probieren geht über Studieren – und als Head of Global Events bei Amadeus habe ich viele Gelegenheiten, unsere innovative Technologie auf die Probe zu stellen.
Während wir uns auf eine weitere arbeitsreiche Veranstaltungssaison vorbereiten, arbeiten wir daran, unsere Teams aus der ganzen Welt zusammenzubringen. Der Event Manager in Cytric Easy von Amadeus ist ein unschätzbares Tool in diesem Prozess, mit dem wir sofort Einblick in die Pläne, Routen und Unterkunftsmöglichkeiten unserer Kollegen erhalten.
Mit den entsprechenden Datenschutzvorkehrungen sind die Informationen für Reisende und Nicht-Reisende gleichermaßen zugänglich – dies ist ein kollaborativer Kanal, der in die Lösungen integriert ist, die Benutzer täglich einsetzen. Es wurde entwickelt, um die Interaktionen zwischen Teams zu maximieren.
Wir wissen, wer wann ankommt, wo er sich aufhält, mit wem er unterwegs ist und was auf seiner Agenda steht. Mit diesen Informationen können wir uns effektiver koordinieren und den Wert jeder Reise für jedes Mitglied unseres Teams maximieren. Meinen Teams bleiben repetitive Aufgaben erspart, wie zum Beispiel das wiederholte Teilen von Zeiten der Veranstaltung, der Agenda oder Hotelinformationen. Alles davon kann im Event Manager direkt in Microsoft Teams gespeichert werden und steht Ihnen bei Anforderungen zur Verfügung.
Bei Amadeus steht der Reisende im Mittelpunkt unseres Handelns, und diese innovative neue Lösung reduziert die Reibungsverluste bei der Planung von Gruppenreisen. Ich bin mir sicher, dass dies eine willkommene Entwicklung für viele meiner Kollegen sein wird, die in der Veranstaltungsorganisation in der Reisebranche und darüber hinaus arbeiten.
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