Zahlt sich ein End-to-End-Ausgabenmanagement bei Geschäftsreisen?

Sind Sie ein Reisender, der es satt hat, auf Reisen Spesenabrechnungen auszufüllen? Oder vielleicht ein hochqualifizierter Finanzexperte, der Zeit damit verbringt, die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter zu buchen und zu prüfen oder zu beobachten, wie Ihre Teams dies tun, wenn es so viel mehr gibt, was Sie alle mit dieser Zeit tun könnten? Wenn ja, lesen Sie bitte weiter, dieser Blog könnte einer für Sie sein.

Der letzte Beitrag in dieser Serie untersuchte drei Problempunkte, mit denen Unternehmen und Reisende bei der Bezahlung und Verwaltung von Ausgaben konfrontiert sind, die associated mit Geschäftsreisen verbunden sind. Wir haben auch auf eine kürzlich durchgeführteStudie hingewiesen durchgeführt vom Centre for Economics and Unternehmens Research (CEBR), das versucht, den Business Case für die Transformation dieses Bereichs der Branche zu quantifizieren. Dieses Mal werden wir tiefer eintauchen, um zu untersuchen, wie die Dinge in einer Zukunft aussehen könnten, in der Unternehmen über ein durchgängiges digitales Ausgabenmanagement verfügen.

Digitales End-to-End-Ausgabenmanagement ist ein neues Konzept bei Geschäftsreisen. Das Prinzip ist, dass neue virtuelle Zahlungstechnologien während des gesamten Buchungs- und Reiseprozesses eingesetzt werden können, so dass Zahlungen direkt vom Unternehmen selbst und nicht vom Reisenden getätigt werden. Das klingt nach einer bescheidenen Veränderung, ist aber transformativ.

Die Abschaffung des traditionellen Prozesses zur Bezahlung und Rückforderung von Reisenden hat das Potenzial, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und gleichzeitig Zeit für die Mitarbeiter, ihre Manager und die am Prozess beteiligten Finanzteams zu sparen.Die Analyse des CEBR hat gezeigt, dass Dies ist eine Zukunft, die es wert ist, verfolgt zu werden, denn die gewonnene Effizienz würde das Äquivalent von 188.000 Vollzeitmitarbeitern für produktivere Aufgaben freisetzen*. Mit den Tools, mit denen sie ihre Reiserichtlinien besser anwenden können, könnten Unternehmen außerdem etwa 8,2 % ihrer jährlichen Ausgaben für Direktreisen einsparen. Aber wie könnte ein durchgängiges digitales Ausgabenmanagement in der Praxis funktionieren?

Schritt eins:

Der Reisende nimmt eine Flug- und Hotelbuchung über das Selbstbuchungstool für Unternehmen vor (hoffentlich mit Cytric by Amadeus). Die Bezahlung der Airline erfolgt wie gewohnt über eine Lodge-Karte innerhalb des Buchungstools, ein Vorgang, der bereits gut funktioniert. Die Bezahlung des Hotels erfolgt jedoch über eine virtuelle Karte innerhalb von Cytric, die automatisch mit der Reise abgeglichen wird.

Schritt zwei:

Bevor der Reisende seine Reise antritt, weist maschinelles Lernen ein spezifisches Budget für Reisekosten wie Taxis und Mahlzeiten zu, basierend auf der Unternehmensrichtlinie, dem Dienstalter des Reisenden und den Besonderheiten der Reise. Für diesen Betrag wird eine weitere virtuelle Karte erstellt und an das mobile Endgerät des Reisenden gesendet, wo er über eine App darauf zugreifen kann.

Schritt drei:

Die Reise findet statt und der Reisende nutzt kontaktlose Zahlungen von seinem Handy aus, um Ausgaben wie Mahlzeiten, Taxis und Züge zu bezahlen. Die virtuelle Karte, die der Reisende verwendet, ist mit den Reiserichtlinien des Unternehmens programmiert, sodass sie nur bei bestimmten Händlern für bestimmte Beträge verwendet werden kann.

Der Reisende hat während der Reise ein unerwartetes Kundenessen, was bedeutet, dass er für eine Mahlzeit bezahlen Anforderungen, die sein Limit von 50 € überschreitet. Sie verwendet die App auf ihrem Telefon, um ein erhöhtes Limit für das Mittagessen anzufordern, und ihr Vorgesetzter gibt der Anfrage statt (selbst wenn die Anfrage nicht rechtzeitig genehmigt wurde, hätte die Karte den Kauf über dem Budget erlaubt, ihn aber nach der Reise zur Diskussion gestellt).

Der Reisende Anforderungen keine Spesenabrechnung ausfüllen, stattdessen werden die Ausgaben von einem zentralen Unternehmenskonto (über die virtuelle Karte) getätigt und automatisch im Buchhaltungssystem des Unternehmens protokolliert.

Schritt vier:

Die Flug- und Hotelzahlungen, die vor der Reise getätigt werden, werden automatisch mit den Reisekosten abgeglichen, die alle über das zentrale Zahlungskonto des Unternehmens getätigt wurden, was einen klaren Überblick über die End-to-End-Reisekosten bietet.

Diese Daten werden direkt an das Back-Office-Buchhaltungssystem des Unternehmens weitergeleitet, was einen ausgelagerten Anbieter dazu veranlasst, zusätzliche Rechnungsinformationen von Anbietern wie Hotels zu erhalten, die an der Reise beteiligt sind.

Die Finanzabteilung Anforderung nicht die typische Buchhaltungs- und Prüfungsfunktion übernehmen, um die Spesenabrechnung eines Reisenden mit den Ausgaben für eine Reise zu vergleichen.

Was sind die Vorteile dieses Ansatzes?

1. Produktivitätsverbesserungen für Geschäftsreisende, Manager und Finanzteams:

Die Analyse des CEBR ergab, dass dieser Ansatz 147 Minuten pro Spesenabrechnung einspart, was 188.000 Vollzeitäquivalenten in den vier in der Studie untersuchten Volkswirtschaften entspricht. Die CEBR-Studie ergab auch, dass die Bezahlung des Hotels mit einer virtuellen Karte bedeutete, dass Reisende im Durchschnitt weitere 27 Minuten sparen konnten, da sie die Anforderung vermieden, ihre Rechnung persönlich beim Auschecken des Hotels zu begleichen.

2. Effizienzsteigerung der direkten Reisekosten

Zurückzuführen auf die Verringerung von Betrug und Fehlern bei Spesenabrechnungen sowie auf eine konsistentere Anwendung der Reiserichtlinien des Unternehmens aufgrund der Programmierbarkeit virtueller Karten, konnten Einsparungen von durchschnittlich 31,4 Mrd. USD oder 8,2 % der direkten Reiseausgaben erzielt werden.

3. Von virtuellen Kartenherausgebern gezahlte Rabatte

Die Verwendung virtueller Karten für höhere Ausgaben führt zu höheren Rabatten. Die Rabatte liegen zwischen 1 und 3 % der Ausgaben, und die Ausweitung der Verwendung virtueller Karten auf Hotel- und Reisekosten könnte zu erheblichen zusätzlichen Anreizen führen.

4. Ausweitung der Reisebeschaffungsprogramme über Flüge und Hotels hinaus auf Anbieter auf Reisen.

Da die Zahlungen über das zentrale Zahlungskonto des Unternehmens für Reisekosten erfolgen, hat das Unternehmen einen weitaus größeren Überblick über diese Ausgaben als je zuvor. Obwohl eine gründliche Berechnung dieser wirtschaftlichen Auswirkungen den Rahmen des CEBR-Berichts sprengen würde, ist es wahrscheinlich, dass die Ausweitung der ausgehandelten Raten auf Lieferanten wie Taxiunternehmen und Restaurantketten eine erhebliche Chance für Einsparungen darstellt.

5. Vereinfachung der internationalen MwSt-Rückforderung.

Der erste Schritt zur Vereinfachung der internationalen MwSt-Rückerstattung ist die Bereitstellung einer klaren und zeitnahen digitalen Aufzeichnung der Ausgaben der Reisenden. Die OECD hat herausgefunden, dass globale Unternehmen jährlich 10 Milliarden US-Dollar einsparen könnten, wenn sie die internationale Mehrwertsteuer auf Mitarbeiterreisen effektiver zurückfordern.

6. Vereinfachung der Ausgaben für verbundene Unternehmen.

Unternehmen Anforderungen oft die Kosten für Zeitarbeiter, Kandidaten für Vorstellungsgespräche und Auftragnehmer übernehmen, die keine vom Unternehmen ausgestellte Plastikkarte haben. Virtuelle Karten bieten eine leicht zu kontrollierende Möglichkeit, Unternehmensgelder auf diese Gruppe auszuweiten.

7. Das Ende des "Barvorschusses"

Der Prozess der Ausweitung des Unternehmensgeldes auf Mitarbeiter ist zeitaufwändig und komplex. Aber die Genehmigung einer virtuellen Karte und ihre digitale Bereitstellung ist schnell, einfach und leicht zu kontrollieren.

8. Digitale Archivierung

Traditionell zahlen Unternehmen für die physische Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen, Spesenformularen und Quittungen. In einer wachsenden Zahl von Ländern, wie Frankreich und Großbritannien, wird die digitale Archivierung von der lokalen Steuerbehörde zugelassen, wodurch Back-Office-Kosten eingespart werden. Mit einem 100 % digitalen Prozess über die gesamte Reise hinweg können Unternehmen die Archivierungskosten senken, ganz zu schweigen von den positiven Nachrichten für die Umwelt des gesamten papierlosen Prozesses.

Wir bei Amadeus auf etwas setzen die Anwendung eines durchgängigen digitalen Ausgabenmanagements eine bedeutende Chance zur Kostensenkung, besseren Kontrolle und einem verbesserten Geschäftsreiseerlebnis darstellt. Diese Zukunft für die Branche zu schaffen, hat für mich und mein Team oberste Priorität.